忘年会 案内状の例文まとめ!

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今年もそろそろ、「忘年会どうする?」という
話題が聞かれる季節になりました。

どこでしようかな?費用は?案内状は?などなど
そろそろ準備をとお考えの幹事さんに
すぐに役立つ忘年会の案内状の書き方や例文をお伝えします。

忘年会会社
出典元:http://2.bp.blogspot.com

忘年会案内状の書き方は?

忘年会の案内状にぜひ必要なことをお伝えしましょう!
まず案内文の書き方の順序です。
<標題に「忘年会のご案内」などとつけることもあります。>
①頭語「拝啓」などの決まり文句(親しい人宛の場合はなくても)
 *「拝啓」で始まった場合は末尾に「敬具」をつけます。
②時候のあいさつ。
 11月だったら「晩秋の候」
 「朝晩はめっきり寒くなってきました。」
 「庭の草木も日ごとに色づいて参りました。」など
 12月だったら「初冬の候」
 「今年も残すところあとわずかとなりました。」
 「師走に入り、あわただしい毎日が続いております。」など
③安否をたずねる言葉
 相手の安否をたずねる言葉
 ・ビジネス関係の相手に送る場合
 「貴社におかれましては、益々ご清祥のこと、
  心よりお慶び申し上げます。」など。
 ・個人に送る場合
 「○○様におかれましてはお健やかにお過ごしのことと存じます。」
  など
 ・相手を問わず使えるのは
 「時下ますますご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。」
  など。
④日時・場所ほか
 下記の情報は必ず載せましょう。
 ア 会場名 
 イ 会場の住所・電話番号
 ウ 日時
 エ 地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など。
  (スペースがあれば地図を)
 オ 参加費用の有無、金額
 カ 事務局の連絡先など
   問い合わせなどの場合に電話番号を
   必ず記載しておくとよいでしょう。
 キ その他
   駐車場の規定や、持参する物、服装などに
   要望がある場合には記載する。
  「飲酒される方は、公共の乗り物でお越しください。」
   など。
⑤返信の期限、締め切り日を明記する
「○○日までに返信をお願いします。」など。
 会場の準備や予算に関係してくるので締め切り日は
 余裕をもって設定します。
⑥幹事・事務局の宛先
 返信の宛先には、幹事や事務局の住所・氏名を書きます。
⑦先方の宛先(返信用のはがきなどの場合)
 相手先の住所・氏名を書きます。
⑧幹事からのお願いなどがある場合には書きます。

案内状を出す時期のめやすです。
・開催日の1ヶ月前から出してオーケーです。
・遅くても2週間前までには出すようにしましょう。
・参加有無の返信は開催日の1週間前あたりをめやすに。

相手先の社名やお名前など、間違うことがないよう
必ずチェックをしてから発送しましょう。

1年の労をねぎらう忘年会。
行ってみたいなと思ってもらえるよう工夫をしつつ、
以上の基本的なことをふまえ、作成してみてくださいね。

忘年会案内状の例文

では、忘年会の案内状の例文をご紹介しましょう。
その①社内向けの案内状

社内案内状
出典元:http://www.letter110.net

その②社外向けの案内状

取引先案内状
出典元:http://shoutal.e-bunsyo.net

その③一般用

一般用案内状
出典元:http://www.letter110.net

いかがでしょう。各職場などに合わせてアレンジ
してくださいね。

忘年会案内状をメールで出す場合

忘年会の案内をメールで送信することも増えてきたようです。
では、メールで案内を送信する場合の注意点はなんでしょうか?

メールを利用する場合、案内状を送るのに必要な通信費や
コピー代などを節約できたり
返信メールで出欠の回答を受け取れるなどの良い点もありますが
マナーからいうと、メールは略式。
大切なお客様を御招待する場合などは、
文書(案内状)で案内するようにします。

ビジネスメールの基本をお知らせします。
①件名は用件が分かるように、かつ簡潔に。
 例)○○部忘年会のご案内
②本文の書式はビジネス書式で
 ア 本文の冒頭に宛先の名称を書く
 イ 文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って
   空白を入れるようにすると読みやすい。
 ウ 本文中にリンクを引用できる。
   URSを掲載することで本文だけでは説明しきれない
   内容も伝えられる。
③機種に依存する文字は使わない
  例えば、○で囲んだ文字や、ローマ数字、単位記号など。
④その他
  予期せぬトラブルによって先方に届かない場合もある。
  セキュリティー面では万全ではない。
  ウィルス対策を行う必要がある。
メールでの案内も気をつけることがありますね。
速くて便利な点を活かして活用すると良いでしょう。

メールでの案内状を紹介します。

メール忘年会案内
出典元:http://www.jp-guide.net

参考になさってくださいね。

マジシャン
出典元:http://2.bp.blogspot.com

1年を振り返って、お互いの健闘をたたえ合う忘年会。
感謝の気持ちと、励ましの心でのぞめると
さらに充実した会になりますよね。
幹事さんへの感謝の気持ちもお忘れなく!!(^^)!

<豆知識>
手紙文などの頭語(手紙の切り出しで、相手に対する
敬意を表す)と結語(しめくくりに使用する)には、
使い方のきまりがあります。
拝啓で始まったときは敬具
拝呈⇒拝具  啓上⇒敬白
丁寧にいうときは、
謹啓⇒謹白  謹呈⇒謹言
返信の時には
拝復⇒拝答  復啓⇒敬具  敬復⇒敬答
謹復⇒謹言  謹答⇒敬答
緊急の時には
急啓⇒草々  急呈⇒不一
前文を省略する場合
前略⇒草々  冠略⇒不一
などなど。参考にしてくださいね。

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